Agile Kommunikation

In diesem Artikel wird untersucht, welches Umfeld nötig ist um als Dünger für Agilität wirken zu können. Agilität entsteht nicht nur im Umstrukturieren von Organisationen und dem Bilden neuer Teams. Vielmehr entsteht sie in den Köpfen eines jeden einzelnen Mitarbeiters. Indem sie ihren Mitarbeitern bestimmte Sichtweisen und Kommunikationstechniken vorleben, entsteht Agilität.

Was ist agiles Arbeiten?

Agiles Arbeiten ist die Antwort auf die sogenannte VUCA – Welt. VUCA ist ein Akronym und steht aufgrund der neuen Anforderungen in der Geschäftswelt für:

V- volatility (Volatilität) Der Markt unterliegt permanenter Veränderung
U- uncertainty (Unsicherheit) Marktentwicklungen sind nur schwer vorhersehbar
C- complexity (Komplexität) Im geschäftlichen Kontext existieren viele Kriterien die unbekannt sind.
A- ambiguity (Mehrdeutigkeit) Die Deutung von Informationen kann unterschiedlich sein

Durch agiles Arbeiten soll diesen Unsicherheiten entgegengewirkt werden. AGIL wird im beruflichen Umfeld als die Fähigkeit beschrieben, sich in kürzester Zeit neuen Marktanforderungen und den sich bietenden Chancen auszurichten. Teams sollen hierbei reaktiv, flexibel und der Situation angemessen reagieren. Noch während der Entstehung eines Produkts sollen so Anpassungen, abweichend von der Zielvorgabe, in den Fertigungsprozess mit einfließen. 

 

Kommunikation Nürnberg

Unternehmen richten sich auf agiles Arbeiten aus und fragen sich, wie muss in einem Umfeld von Agilität kommuniziert werden?
Ich schlage ihnen hier eine weit kostengünstigere Variante vor.
Fragen sie sich einfach:
Welche Kommunikation im Unternehmen lässt Agilität entstehen?

Hierzu vier Methoden, die sie für sich selbst anwenden und somit auch in ihrem Unternehmen vorleben können.

1. Wechseln sie zwischen problemorientierten und lösungsorientierten Denken.
Wie das geht? Ganz einfach, stellen sie in Meetings bei aktuellen Herausforderungen die richtigen Fragen:
Problemorientierte Fragen:
Wodurch ist das Problem entstanden?
Wie lange besteht das Problem schon?
Wer oder was ist am Problem beteiligt?
Problemorientierte Fragen helfen bei der Analyse des Problems.

Lösungsorientierte Fragen:
Wer oder was kann mir hier jetzt helfen?
Was hilft hier und jetzt am besten?
Was kann ich tun, damit das nie wieder passiert?
Welche Alternativen gibt es?
Welche Ressourcen können helfen um das Ziel zu erreichen?
Was kann ich daraus lernen?
Was würde ich in dieser Situation einem Freund empfehlen?
Was kann ich jetzt, in einer Woche, in einem Monat tun, um an das Ziel zu kommen?
Lösungsorientierte Fragen durchbrechen die Problemspirale und wirken öffnend für Lösungen.

2.Umgang mit Fehlern
Grundsätzlich kann gesagt werden, dass ein Fehler die Nichterfüllung einer Forderung bzw. Anforderung ist. Sie haben ihren Ursprung meist in schlechter Kommunikation oder mangelnder Prozesse.
Jeder Mensch hat sein eigenes Modell von Welt im Kopf. Aufgrund der Fülle an Informationen, die jede Sekunde auf uns einströmen hat das Gehirn einige Filter im Einsatz, um sich vor dieser Informationsflut (Bilder, Geräusche, Gefühle usw.) zu schützen.
D.h. Menschen generalisieren, tilgen und verzerren Informationen.
Polizisten können nach jeder Zeugenbefragung ein Lied davon singen.

Aufgrund dieser unterschiedlichen Wahrnehmungsprozesse, dem innerlichen Verarbeiten (vergleich mit ähnlichen Erfahrungen etc.), kommt es zu individuellen Entscheidungen in uns, die sich als Fehler herausstellen können.

Sofern wir die Auswirkung spüren oder Feedback aus dem Umfeld bekommen ist das eine großartige Sache.
Wir haben wieder etwas gelernt. Der Göttinger Philosoph Odo Marquard sagte einmal „Wir irren uns voran“ und genau das beschreibt das Lernen aus Fehlern. Somit ist es völliger Unsinn und darüber hinaus auch noch kontraproduktiv, Personen, denen ein Fehler unterläuft, zu sanktionieren.

Natürlich kann nicht jeder machen was er will. Im Gegensatz zum Fehler gibt es
ja auch noch das Fehlverhalten:

Ein Fehlverhalten ist eine unangebrachte Haltung gegenüber einer Person, oder eine bewusste Nichteinhaltung von vorgegebenen Abläufen. Dies sind bewusste Regelverstöße, die eine Sanktion nach sich ziehen sollten.

Hier eine Anleitung für den agilen Umgang mit Fehlern:

– Kommunizieren sie innerhalb ihres Umfelds den Unterschied zwischen Fehler und Fehlverhalten.
– Eine frühzeitige Erkennung von Fehlern ist oberstes Gebot
– Fehler werden nicht sanktioniert.
– Nachdem ein Fehler aufgetreten ist, wird dieser analysiert, um zukünftig Strategien zur Vermeidung zu entwickeln.
– Nach der Analyse geht es an die Lösung (siehe Punkt 1. Wechseln sie zwischen problemorientierten und lösungsorientierten Denken.

Stellt man die Buchstaben des Wortes Fehler entsprechend um, lässt sich daraus das Wort Helfer erstellen. Nichts anderes sind Fehler, sie sind kleine Helfer.

3. Wertschätzender Umgang untereinander

Damit jeder einzelne Mitarbeiter eines Teams sich weiterentwickeln kann, benötigt er eine gewisse Rückmeldung seines Umfeldes. Um hier gleich einigen kritischen Stimmen zuvor zu kommen. Nein, wir wollen nicht miteinander kuscheln und im Sinne des positiven Denkens alles schönreden. Ganz im Gegenteil, hier herrscht das Prinzip Klarheit, aber eben auf einer Ebene von Wertschätzung. Menschen lernen durch Ausprobieren (Versuch und Irrtum, trial and error). Feedback ermöglicht es dabei, gezielter und schneller zu lernen. Es ist eine Rückmeldung, die Veränderung ermöglicht. Um etwas tiefer in das Thema einzutauchen nehmen wir eine strikte Trennung der Identität einer Person zu deren Verhalten vor. Die Identität einer Person bzw. Mitarbeiters oder Kollegen ist unantastbar. Wenn wir Rückmeldungen geben, dann nur auf der Verhaltensebene.

Mit diesem Wissen können wir in die Feedbackregeln einsteigen:

Senden sie Ich-Botschaften —> Ihr Verhalten hat in der Situation folgendermaßen auf mich gewirkt.
Feedback sollte erbeten sein —> Einwilligung (Augenkontakt) Der Feedbackrahmen muss stimmen.
Die Rückmeldung sollte auf jeden Fall zeitnah erfolgen.
7+-2 Chunks (Nach Miller kann ein Mensch nur 7+-2 Informationseinheiten im Kurzzeitgedächtnis halten)

Feedbacksandwich
Einige von ihnen werden das Feedbacksandwich sicherlich aus der Fachliteratur kennen. Dort wird meist beschrieben, dass die Kritik in Lob gepackt werden sollte.
Also Lob-Kritik-Lob wobei das Brötchen das Lob darstellt und das Fleisch in der Mitte die Kritik. Dies führt leider dazu, dass sich viele als Feedbackgeber Lob aus der Nase ziehen. Dadurch wirken sie beim Gegenüber nicht mehr authentisch.
Geben sie also nur Feedback unter Berücksichtigung der oben genannten Regeln und beim Feedbacksandwich sollte das was ihnen gefällt, unter allen Umständen ehrlich gemeint sein. Fällt ihnen partout nichts ein, lassen sie es lieber.

Regeln für den Feedbacknehmer
Voraussetzung: Geber Regeln werden eingehalten!

Anerkennung von Feedback als Entwicklungschance
Keine Gegenargumentation, Verteidigungen, nicht rechtfertigen.
Feedback ist ein Geschenk, sie alleine entscheiden ob sie es annehmen oder lieber lassen.

4. Sensorisch definit vs. Interpretation

Jeder von uns hat ein Bild seiner eigenen Realität der Welt im Kopf an das er fest glaubt. Es ist das Ergebnis aus individuellen Erfahrungen, Werten und moralischen Überzeugungen. Wie schon Paul Watzlawick sagte „Man kann nicht nicht kommunizieren“. Jedes Verhalten sendet an den anderen eine Botschaft. Die Frage ist nur, wie kommt die Botschaft bei mir an? Oft sehen wir beim Gesprächspartner wie er seine Augenbraue hochzieht und denken uns:”Oh, jetzt wird er aber kritisch.” In Wirklichkeit ist das nur eine Interpretation über das Verhalten unseres Gesprächspartners.

Wenn wir interpretieren sagen wir dann vielleicht:
„Sie stehen dem skeptisch gegenüber!“

Sensorisch definit könnten sie aber auch sagen:
„Ich sehe, Sie ziehen die Augenbrauen hoch, was bedeutet das?“
Haben sie den Eindruck, dass ihr Gegenüber zögerlich wirkt, können sie auch fragen:
„So, wie sie das sagen kommt es sehr nachdenklich bei mir an. Stimmt das oder liege ich falsch?“
Sie bringen so eine gewisse Klarheit in das Gespräch und es vermittelt einem auch eine gewisse Sicherheit.

In diesem Artikel habe ich ihnen erklärt wie sie mittels Kommunikation, die Agilität im Unternehmen steigern können. Dabei wurde auf 4 Methoden eingegangen

1. Lösungsorientiertes Denken
2. Positive Fehlerkultur
3. Feedback als Instrument der Weiterentwicklung
4. Sensorisch definit vs. Interpretation

Sie brauchen dafür keine Projektgruppe oder Berater. Wichtig ist, dass die Führungsebene diesen Weg voraus geht, damit die Mitarbeiter folgen können und die Agilität auch in ihrem Unternehmen als selbstverständliche Kultur gelebt wird.

Quellennachweis:
VUCA – Onpulson Wirtschaftslexikon
www.nlp-np.de
Power Research Seminare
Dyckhoff/Westerhausen
53229 Bonn

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Nico Pirner ist NLP Lehrtrainer und systemischer Coach  in Nürnberg. Neben den Coachings, die online und auch vor Ort stattfinden, bildet er in Nürnberg NLP Basic und Practitioner aus. Er ist Fachbuchautor und hält leidenschaftlich gerne Onlinepräsentationen zu neuen spannenden Themen, rund um das Coaching.
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